Сертифікація ISO для прагматиків: до чого готуватись

Та як її запровадити на підприємстві

Колонку було опубліковано на бізнес-порталі Mind.ua

Організація процесів таким чином, щоб бізнес працював як годинник – чи ненайбільша мрія його власників. Можна намагатись вибудувати систему самотужки, але чи варто «винаходити велосипед», якщо вже є перевірені системи. Один з таких прикладів – стандарти ISO. Як вони працюють, як їх запровадити і де вони будуть давати найбільший ефект розповів Mind Олексій Саютін, директор компанії «Біокор Текнолоджі».

ISO, напевне, є найбільш відомою сертифікацією. Нині розроблено понад 23 000 стандартів майже для кожного сектора бізнесу, хоча в Україні користується популярністю менше десятка з них. Стандарти ISO є гнучкими регламентами, які становлять собою ряд цілей та завдань для забезпечення організованості процесів у компанії. Вони є добровільними та не диктують підприємству як вести бізнес. Компанія в спеціальному документі повинна оголосити про своє прагнення відповідати стандартам. Такий характер стандартів обумовлений тим, що вони можуть застосовуватись до широкого спектра підприємств у різних галузях. Тим не менше, сертифікацію ISO отримали мільйони організацій по всьому світу, а отже, сама методологія є дієвою.

Закордонні опитування стверджують, що 80-85% компаній, що сертифіковані за стандартом ISO, змогли збільшити частку ринку, їх прибутки зросли на 2-7%, вони зменшили свої витрати та підвищили конкурентоздатність свої продукції. Але не власне сам сертифікат допомагає магічним чином досягти цих результатів. Більшість компаній вдаються до сертифікації для вирішення конкретних бізнес-цілей. А саме:

1. Відповідність до законодавчих вимог. Певні галузі та типи продукції з високим ступенем потенційного ризику містять у технічних регламентах вимогу обов’язкової сертифікації.
2. Вихід на міжнародний ринок. Слідування вимогам ISO у світі вважається не лише добрим діловим смаком, але й частиною доказової бази відповідності продукції чи послуги вимогам щодо якості та безпечності.
3. Участь у публічних закупівлях. Для деяких товарів та послуг ISO 9001, ISO 14000 або OHSAS 18001 є необхідною умовою отримання державного замовлення.
4. Підписання договорів з великими компаніями чи іноземними підприємствами. Часто компанії, які самі отримали акредитацію ISO, вимагають того ж від своїх постачальників та дистриб’юторів, а великі виробники мають партнерські програми, де сертифікація виступає одним з параметрів відповідності.

Сайти фірм-посередників рясніють оголошеннями, що для сертифікації достатньо лише кількох місяців та 5-7 простих кроків. На практиці підготовка до отримання ISO зазвичай включатиме:

Складнощі. Багато фахівців скаржаться, що ISO містять надто загальні формулювання і можуть бути неправильно розтлумачені. Підприємство має самостійно встановити KPI, адже у вимогах відсутні кількісні показники. Наскільки адекватними були задані параметри аудитор з’ясовує під час перевірки. Позитивним моментом є те, що немає потреби абсолютно все починати «з нуля». Для введення більшості стандартів, зазвичай досить змінити 30-40 відсотків чинних схем та процедур у компанії. Найбільш трудомістким завданням є отримання першого сертифікату, адже команда не має необхідних знань та досвіду. Впровадження інших стандартів зазвичай відбувається швидше та простіше.

Витрати на впровадження. В першу чергу грає роль масштаб діяльності компанії. Для малого підприємства власне сертифікація коштуватиме кілька тисяч доларів, для великої організації – обійдеться в кілька десятків тисяч умовних одиниць. Статус сертифікаційного органу теж грає роль – послуги іноземних аудиторів зазвичай коштують вдвічі-втричі дорожче. Залежно від вимог стандарту та початкового стану компанії, витрати підготовчого етапу можуть значно перевищувати вартість власне сертифікації. Наприклад, модернізація застарілого виробництва для відповідності стандартам енергетичного менеджменту може вимагати мільйонних інвестицій. Тому деякі компанії схильні готуватися до майбутньої сертифікації ще на етапі будівництва виробничих потужностей. Одна з витрат, яку не завжди враховують, – це зарплата співробітників компанії, які замість виконання своїх робочих обов’язків працюють над впровадженням ISO.

Тривалість процесу. Від подачі заявки до зітхання з полегшенням «Ми це зробили» у невеликих підприємств може пройти 3-7 місяців. Великим компаніям на впровадження стандартів необхідно витратити кілька років. В залежності від розмірів компанії та чисельності персоналу сертифікаційний аудит триває від кількох днів до тижня. Вже через 2-4 тижні після цього можна отримати сертифікат.

Акцент на документації. Отримання сертифікації ISO вимагає створення системи документування великої кількості інформації, яка стосується вимог стандарту. Проте обширна бібліотека незрозумілих планів та політик, які припадають пилом у шафі, може лише заважати ефективній роботі співробітників. У вимогах ISO документація, в першу чергу потрібна для підтвердження, що у бізнес-процесах все йде за планом. Щоб не потонути у горах паперу потрібно керуватись здоровим глуздом та принципом «пиши, скорочуй». Без сумніву, порядок в документообороті також стане в нагоді для отримання ліцензій чи проходження державних перевірок.

Низка аудитів. На перших етапах проводять аудит документації на предмет відповідності стандартам. Задачею сертифікаційного аудиту є порівняння повсякденної діяльності компанії із встановленою документацією. На отриманні сертифікату робота не зупиняється. Щорічно зовнішній аудитор буде робити точкові перевірки, в деяких випадках й позапланові. Кожні три роки потрібно проводити ресертифікацію. Крім цього, підприємство має регулярно проводити внутрішній аудит. У цілому, розуміння того, що стороння організація перевірить як ви працюєте, тримає «в тонусі» й стимулює працівників відповідальніше ставитись до роботи.